如何做好會(huì)議四會(huì)活動(dòng)策劃？

進(jìn)行好會(huì)議活動(dòng)策劃對(duì)一個(gè)公司來說有著重要的意義?？傮w來說，會(huì)議活動(dòng)策劃是一種資源的整合與調(diào)配的過程，要想會(huì)議的效果越好，會(huì)議活動(dòng)策劃的風(fēng)險(xiǎn)也就相應(yīng)增加。進(jìn)行好會(huì)議活動(dòng)策劃可以為公司的建設(shè)添磚加瓦，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工及公司業(yè)績(jī)有著充分的了解，從而為公司制定更好的長(zhǎng)期發(fā)展方案，為公司的下一階段發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。那么我們應(yīng)該如何做好會(huì)議活動(dòng)策劃呢？

1、會(huì)議活動(dòng)策劃難免會(huì)出現(xiàn)許多失誤，如會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)參會(huì)人員名單制定不到位，議題和日程安排不明確、不合理，沒有通知到相關(guān)工作人員做好充足的準(zhǔn)備；會(huì)議的安排太過冗雜繁復(fù)，主持人的選派不合理導(dǎo)致會(huì)議的主題變動(dòng)隨意，以至于參與人員因?qū)哟蔚膮⒉畈积R導(dǎo)致會(huì)議的效果大幅度下降；會(huì)議安排的時(shí)間過長(zhǎng)，與會(huì)者的情緒消極沉悶，甚至長(zhǎng)時(shí)間因?yàn)闀?huì)議的主題不明確而造成議題范圍的超出導(dǎo)致議而不決的尷尬場(chǎng)面；會(huì)議總結(jié)時(shí)不能刺中要點(diǎn)，工作安排沒有針對(duì)性。如果一次會(huì)議活動(dòng)策劃不能解決好上述存在的問題，那么此次會(huì)議即是失敗的。

2、會(huì)議活動(dòng)策劃中一定要考慮好會(huì)議的舉辦地點(diǎn)、時(shí)間和人員的確定。就如前文所談?wù)摰降?，如果?huì)議邀請(qǐng)的人員差距太大，層次不齊，那么會(huì)議進(jìn)行中很有可能就成了“少數(shù)人的游戲”，大多數(shù)與會(huì)者都成了“啞巴”。只靠少數(shù)人發(fā)揮作用的會(huì)議是不能體現(xiàn)其真正的效果的。會(huì)議要求的就是“說”，邀請(qǐng)人員時(shí)應(yīng)注意對(duì)小領(lǐng)導(dǎo)，積極分子，公司經(jīng)營(yíng)骨干的邀請(qǐng)，也應(yīng)該適當(dāng)邀請(qǐng)一些在基層工作的有話要說的員工，這樣才能活躍會(huì)議的整體氣氛，使會(huì)議活動(dòng)策劃收到其應(yīng)有的良好效果。為了方便嘉賓和主要領(lǐng)導(dǎo)的出席，會(huì)議的地點(diǎn)可以設(shè)在大酒店，機(jī)場(chǎng)等交通便捷的場(chǎng)所，這也是會(huì)議活動(dòng)策劃能否進(jìn)行好的關(guān)鍵。

3、會(huì)議活動(dòng)策劃一定要保證會(huì)議發(fā)出真正的效果，那么后期的跟蹤就顯得尤為重要了。會(huì)議活動(dòng)策劃的本身其實(shí)只是公司對(duì)員工進(jìn)行管理的一個(gè)重要途徑和手段而已，真正的“做”,還是要看后期員工在會(huì)后的表現(xiàn)與落實(shí)。通過會(huì)議，可以將任務(wù)準(zhǔn)確的交給員工，并對(duì)員工的工作進(jìn)行審核，但是長(zhǎng)久來看，會(huì)議效果的反饋還需要后期的不斷監(jiān)管與反饋，調(diào)整上次會(huì)議制定的方案中存在的不足，通過不斷的跟進(jìn)來保證會(huì)議活動(dòng)策劃的成功。

4、會(huì)議活動(dòng)策劃中必不可少的就是會(huì)議中的相關(guān)工作與具體事務(wù)的準(zhǔn)備。紀(jì)念品，證件制作等工作需要至少提前一個(gè)星期完成來保證會(huì)議的正常進(jìn)行。為了保證相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的日程安排，電話通知也需提前完成。