如何做好會議活動策劃？

進(jìn)行好會議活動策劃對一個公司來說有著重要的意義。總體來說，會議活動策劃是一種資源的整合與調(diào)配的過程，要想會議的效果越好，會議活動策劃的風(fēng)險也就相應(yīng)增加。進(jìn)行好會議活動策劃可以為公司的建設(shè)添磚加瓦，使上級領(lǐng)導(dǎo)對員工及公司業(yè)績有著充分的了解，從而為公司制定更好的長期發(fā)展方案，為公司的下一階段發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。那么我們應(yīng)該如何做好會議活動策劃呢？

1、會議活動策劃難免會出現(xiàn)許多失誤，如會前準(zhǔn)備時參會人員名單制定不到位，議題和日程安排不明確、不合理，沒有通知到相關(guān)工作人員做好充足的準(zhǔn)備；會議的安排太過冗雜繁復(fù)，主持人的選派不合理導(dǎo)致會議的主題變動隨意，以至于參與人員因?qū)哟蔚膮⒉畈积R導(dǎo)致會議的效果大幅度下降；會議安排的時間過長，與會者的情緒消極沉悶，甚至長時間因為會議的主題不明確而造成議題范圍的超出導(dǎo)致議而不決的尷尬場面；會議總結(jié)時不能刺中要點，工作安排沒有針對性。如果一次會議活動策劃不能解決好上述存在的問題，那么此次會議即是失敗的。

2、會議活動策劃中一定要考慮好會議的舉辦地點、時間和人員的確定。就如前文所談?wù)摰降模绻麜h邀請的人員差距太大，層次不齊，那么會議進(jìn)行中很有可能就成了“少數(shù)人的游戲”，大多數(shù)與會者都成了“啞巴”。只靠少數(shù)人發(fā)揮作用的會議是不能體現(xiàn)其真正的效果的。會議要求的就是“說”，邀請人員時應(yīng)注意對小領(lǐng)導(dǎo)，積極分子，公司經(jīng)營骨干的邀請，也應(yīng)該適當(dāng)邀請一些在基層工作的有話要說的員工，這樣才能活躍會議的整體氣氛，使會議活動策劃收到其應(yīng)有的良好效果。為了方便嘉賓和主要領(lǐng)導(dǎo)的出席，會議的地點可以設(shè)在大酒店，機場等交通便捷的場所，這也是會議活動策劃能否進(jìn)行好的關(guān)鍵。

3、會議活動策劃一定要保證會議發(fā)出真正的效果，那么后期的跟蹤就顯得尤為重要了。會議活動策劃的本身其實只是公司對員工進(jìn)行管理的一個重要途徑和手段而已，真正的“做”,還是要看后期員工在會后的表現(xiàn)與落實。通過會議，可以將任務(wù)準(zhǔn)確的交給員工，并對員工的工作進(jìn)行審核，但是長久來看，會議效果的反饋還需要后期的不斷監(jiān)管與反饋，調(diào)整上次會議制定的方案中存在的不足，通過不斷的跟進(jìn)來保證會議活動策劃的成功。

4、會議活動策劃中必不可少的就是會議中的相關(guān)工作與具體事務(wù)的準(zhǔn)備。紀(jì)念品，證件制作等工作需要至少提前一個星期完成來保證會議的正常進(jìn)行。為了保證相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的日程安排，電話通知也需提前完成。