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年會的開展酒店和節目內容的選擇都是需要大家精心策劃的，但其中面臨的一個大問題就是年會的費用成本如何安排控制。雖然也比較注重大家的情感體驗，但是不管如何一場活動下來的費用成本仍需要精心規劃，要讓年會策劃活動豐富多彩的同時還應該節約成本。下面東莞市樂芙文化傳媒有限公司就教小伙伴們如何才能很好的控制成本。
1、年會活動策劃的開始時間
作為一名專業的年會活動策劃人，活動前一定要提前與演員進行清晰溝通。一般音樂表演和娛樂活動應至少提前15分鐘安排在到達正式活動開始時間之前，確保年會不會有冷點。要向演員強調必須在客人到達之前做好準備。如果說演員在演出開始前檔期滿了必須提前做好安排。
2、若是年會活動策劃現場很嗨，藝人是否要延長演出時間?
如果要延長時間，年會活動的負責人員應向演員說明。因為有的時候會進行到很晚，所以有必要讓相關部門找到合適的時間。同時上海年會活動策劃公司為了明確延長演出時間的成本，大家必須在接到通知前告知演奏樂隊成員不能帶走任何音響設備。
3、年會活動設備的使用情況
設備是精致的、粗糙的還是直接就是壞的？這符合公司的形象嗎？這個或那個有問題嗎？活動圖片或文字是否使用得合適？等等一系列問題按大家都需要提前檢查好，不要在活動當天突然發現設備的質量有問題從而影響活動。
4、年會活動中是否具備帶有公司logo的代表物
活動策劃者應與經紀人先提前進行協商，如果有公司的產品在舞臺上，一些明星可能就會拒絕登臺，因為這看起來似乎就是在為產品代言。因此必須要得到對方的書面同意，否則產品展示位必須要與演出舞臺分開。
5、大家是否需要化妝室
試衣間的數目和面積是多少?大家是否有特別要求，如鏡子、特殊照明、桌椅、衣架、儲藏室或茶點?如果娛樂節目中有動物表演，年度活動策劃者必須保證活動的進行。為了客人安全著想，我們還必須要加強活動的安全性。
6、對服裝有什么要求?
演員們應該怎樣著裝，是直接盛裝打扮出場還是到了現場才換衣服，如果他們需要一些繁多的身體彩繪或大的化妝區，是否要有一個單獨的洗手間，更衣室是否需要采取安全措施等，簡而言之演員的著裝和舉止要求必須清楚地告知簽約演員。
7、如果出現緊急情況是否有對應的固定電話和手機號碼聯系
大家必須知道活動現場上每個人的電話號碼。如果在年會當天發生一些意外情況，必須應該知道要去找誰，去哪里以及如何盡快找到它。
8、年會現場的活動設備什么時候到
要了解活動現場的安裝需要多長時間，在年會策劃過程中，大家要了解設備的使用方式，確定是否需要對停車場的卸貨進行特殊安排。要知道是誰來負責安裝工作。
9、如何解決客人的要求
在處理解決客人的要求時，大家必須要學會全面考慮。例如為了方便客人在招待會上認識和交朋友，年會活動策劃者可以安排低檔的爵士音樂，來舒緩現場的活動氣氛。
